打ち合わせや会議の無駄を無くす4つのポイント
チャットやメールなど文章でのやりとりだけでは難しい「他対他」の意見交換や決めごとの場として、打ち合わせや会議への出席は皆さん少なからず経験があると思います。
例えば、このような経験はないでしょうか？
クライアント「ちょっと相談があり打ち合わせお願いします、◯/◯はどうでしょう。」
Aさん『了解です』
Aさん『◯/◯の打ち合わせ、Bさんも参加してください』
Bさん「承知しました」
◯/◯ ---
Aさん『今日はよろしくおねがいします。』
クライアント「こちらこそ、よろしくおねがいします。メールの操作を教えて下さい。」
A・Bさん「？！！」
メールの操作方法のレクチャーかと思いよくよく聞いてみると「送信できるがここ数日受信されない」というメールサーバーの容量の問題でした。 容量制限が原因説明と容量変更をしてその会は終了となりました。
もう少しクライアントも相談の概要を伝えてくれることが多いため、若干脚色していますが、この会話の流れに違和感がない方もいらっしゃるとおもいます。
しかし、私は会開催当日になって「何のための会か」がわかること、わざわざ時間を作って会わずとも「メールや電話で解決できる内容」だった点に違和感を感じました。 大人数が膝を突き合わせる「時間」をどうすれば有意義にできるかを考え、事前の情報共有がとても重要だという結論に至りました。
今回は、会議や打ち合わせの際に気をつけているポイントをまとめてみました。
議題を明確にしよう
「議題」とは、何について話し合うかという「お題」です。
先般の例で言えば、クライアントから「打ち合わせをお願いします」と連絡を受けたタイミングで、概要について触れられないのであれば、日程の連絡と合わせて、自分から聞いてしまうのがベターだと考えます。
事前に聞いておくことで、当日のお互いの共通認識をもって話がスタートできる他に こちらから予想される質問への回答や類似事項への対応、与件など下調べすることで、当日はさらにスムーズな話し合いができます。
また、わざわざ合わずとも「メールで済む話だった」という事もなくなります。 議題（用件）はクライアントも伝えてるつもりになっていたり、合わなくて済む話し合いなのか判断が難しかったりします。自分からリード（先回り）して目的を明確にしましょう。
出席メンバーを知ろう
出席者は人数や名前だけではなく、役割も明確にしておきます。
人数が把握できていれば、お茶出しや資料不足でのバタつきを防げますし、参加者の役割が明確だと、進行役や発言の際の最低限のルールなども共有しておけば、当日いきなり進行役を任せられる（社内で経験として任せられる等は別）、発言が多方から飛び交いまとまらないなどの問題を軽減できると思います。
以前、クライアントの担当部門へ改めて受注内容の説明のために伺ったはずが、ドアを開けると先方の役員・クライアント社外メンバー含め20名程の会議への参加だったという経験があります。
ここで伝えたいのは、人数よりも出席者同士の「役割」についてです。「誰がどういった視点でなぜそう発言されたのか」は、その人の役割がわかっていれば更に深く理解できると考えます（もちろん「あなたは誰ですか」と根掘り葉掘り聞くのではなく、要望の背景や意図を「認識に違いがないか」と要約して聞き返すだけでも十分に思います）。
また、先方の想定してる全体の体制図と自分の役割（タスク）を確認すると、プロジェクトがうまく回らないものが少なくないため、また「誰かがやるだろう」「そっちがやってくれるのでは」という勝手な思い込みや認識のズレを無くす目的もあります。
メンバー紹介は当日開始の軽い挨拶の際、プロジェクト期間中に初めての参加者がいれば、紹介タイムを設けるなどしています。もちろん、自分と一緒に誰かに参加をお願いする際は、会の概要を説明し、聞いているだけでいいのか、今後どの役割を任せるつもりだから、特にそのフェーズについて気になる点があれば発言しても大丈夫など事前に打ち合わせておくとベターだと思います。
資料やレジュメを共有しよう
打ち合わせや会議で話し合う議題や出席メンバー、日時や場所など情報は1箇所にまとめて事前共有しておきます。共有ツールは WordやExcel でもいいと思いますが、私は Dropbox Paper を使っています。
また、議題の重さやボリューム、開催日時によりますが、資料は「開催の2日前」、最低でも「前日の午前中までに共有」がベターと考えます。 前日の午後や会議直前だと、双方に確認する時間が少なく、当日まずは資料を読むことから始まるからです。
事前に共有する内容が重要と思います。
- 議題
- 出席者/進行役
- 日時/場所
- 決定予定事項
- いくつかの質問と提案
何についての会か、誰が出席するのか、日時や場所はどこかのほか、会議の主題から話が反れないよう「決定予定事項」として、議題の結果（ゴール）となる内容や指針を明確にしておきます。
また、時間があれば、要望への確認事項や提案など予め共有します。 先方の意図の取り違えがないか確認の目的以外に、こちらのスタンスやをキチンと伝え、課題解決の主軸を早めに掴むのに有効と考えています。
誰が進行するか/共有するか
以前は打ち合わせや会議の依頼側が会を進行、レジュメなどを共有するものと思い込んでいましたが、相手がクライアントであれ、代理店であれ誰であれ、自分から進行/レジュメ作成・共有しています。
自分が知りたい情報や進め方は自分がよく知っているからです。
依頼主がクライアントの場合、打ち合わせには慣れていますが、あくまでも社内でのこと。社外の会社に、詳しくはない業務外の依頼に慣れていない方が多く、社内調整以上に難しいと思います。
それならば、依頼内容の与件について、理解や提案ができる自分がボールを持って先頭に立ってしまう。会後のアクションプランまで整理することで、その場の時間短縮以上にクライアントの負担を軽くし、その後のプロジェクト全体進行までも主導権をもって進められると考えます。 以上が、私が会議や打ち合わせの際に気をつけているポイントです。
この他に資料作成についても、レジュメや議事録のフォーマットを作成しておけば1から作る時間が短縮でき、共有フォーマットを数回使えば、どこに何が書いてあるか目が慣れるので負担なく探せるなど細かいことや、会の具体的な質問や進め方などの話は別にまとめようと思います。
これまでに参加した打ち合わせや会議がわかりやすかったかどうかのフィードバックを得ることがないですが、これまでの経験を振り返ってみました。
ここまで読んでくれた方、ありがとうございました。
