社内ドキュメントのフォーマットづくり

入社当時、社内ルールや過去案件の資料、共有ドキュメント的な整備がない状態でした。 仕事の依頼は主に口頭か Chatwork で行なわれ、資料は Dropbox で共有していました。

▼入社月に契約（もしくはダウンロード）したソフトやサービス類

私が入ってしばらく経ったタイミングで「trello」というタスク管理を使いはじめ、 現在では、Chatwork から slack をメインで使用、trello は redmine に変わりました。

私が情報を共有する上で、フォーマット化が必要だと思ったのは、 入社日に「何をどこにどうやって保存（連絡）するか」を迷ったことがきっかけです。

ふだん、自分一人だけで作業していれば、ルール化とまで大がかりな対応の必要ないかもしれません。 しかし、複数人が非同期・多発的にファイルやフォルダを、それぞれが個々人の好きなように作ってしまったらどうでしょう。いざ自分が他の人が作ったファイルを確認しようにも、どこになにがあるかを探し出すもしくは見つけられず聞かなければいけない状態になります。また、自分で作った場合でも年月が経つと「あのファイルどこだっけ？」というのもよく見かける光景です。

これは聞いた話ですが、人は1日10分、成人人生の3680時間、実に153日間を探し物に費やしているといいます。 いつでも・誰でも・迷わず資料を探しやすい環境を整えたいと考え、試行錯誤をしました。

フォルダ構成をフォーマット化

Dropbox には、既存クライアントごとにフォルダが作成されていて、いくつか中身を確認しました。 ただしフォルダやファイル構成にルール化が見えず、確認してみると「自由にやってよい」と。

なので、クライアントフォルダ下の構成を下記のように作り、また案件以外の社内用の資料も混ざってしまうと探すのが手間だったので、名前を工夫して上位にくるようにしました。

また、進行中なのか、完了なのか状況がステータスが変わった案件も乱立してきたため、Finder をスクロールして見つけるまでが少しストレスだったので、失注案件・運用案件・完了案件フォルダを作り、振り分けることで社内で進行中の案件（フォルダ）がわかりやすい構成にしました。

運用面での失敗

上記から特に変わらないまま、2年程経った頃に改めてフォーマットを見直すタイミングがありました。

これは私の配慮不足だったのですが、担当外のフォルダを勝手に完了フォルダに移動したことで、追加修正が入った時に探させてしまったことがあったようで、私としてはルール化していたつもりだったのですが、個々人でやっていたにすぎず、他のルールもない状況下で定着できていなかったこと。また、フォルダ内の下層フォルダのルール化も必要だという声が上がりました。

完了前の作業段階では、ローカルで保存していたデザインファイルや資料を、都度 プロジェクトフォルダ内の下層で分けて共有すること、また、ステータス分けも改めて意図を説明しましたがわかりにくいということで廃止し、フォルダからすべての案件を出し並列になるような元の構成に戻しました。

フォルダ構成の今

プロジェクト内の下層フォルダ構成は、以下のよう制作のフェーズが見える化できるよう工夫しました。 また、更新対応は、ある程度該当箇所が決まっていることもあり、資料フォルダ下層のフォルダを用意し、依頼日 依頼番号　該当ページ 概要で名前をつけるほか、フォルダからも詳細な情報を辿れるように「チケット番号（#0000）」を付けました。

フォルダ名を一定にすることで

  • 過去どれくらいの頻度（依頼番号）で依頼が入ったか
  • どこのページにどういった更新依頼が入るか
  • 具体的にはどういったフローで対応したか

かが、わかるようにしています。

チケットだけではなく、フォルダからもチケットを確認できる導線を用意することで、チケットを読まずとも（特にデザイン要素が強い更新の場合）ある程度の対応内容が掴めるようにして、もし自分が不在でも自分以外の誰でもアクセスしやすい状況になるよう工夫をしました。

もちろん、主軸であるチケットに、テキストで書き起こされたドキュメントは欠かせません。 次回、プロジェクト管理ツールの Redmine とドキュメントとしても併用して Dropbox Paper についてまとめます。